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Numéro de l'annonce: 15087955

Office Manager pour Academic Work Genève ! (100% - CDI)

L'aventure Academic Work a débuté avec un groupe d’amis qui ont un jour eu l’idée de rendre le monde professionnel accessible aux jeunes. Le petit sous-sol où ils ont commencé à travailler a connu des moments forts en émotions mêlant détermination, concentration, travail d'équipe ainsi que de nombreux fous rires. Cette ambiance caractéristique n'a jamais quitté l'entreprise, et fait partie de notre culture.

À propos du rôle

L’ Office Manager est responsable du bon fonctionnement du bureau, de l’organisation des événements et de soutenir de manière proactive l’équipe de direction du bureau.

Descriptif des tâches

Office Management

  • Être responsable de la bonne tenue des bureaux : bonne organisation des espaces communs, responsable des commandes, suivi des demandes collaborateurs, gestion des stocks disponibilités des consommables, mise en place
  • Se positionner comme personne de contact pour les prestataires externes (sociétés de ménage, conciergerie, livraisons, etc)
  • Gérer la commande et la préparation du matériel pour les nouveaux collaborateurs
  • Gérer la restitution des outils de travail en cas de départ de collaborateurs et vérifier leur état
  • Être le point de relais pour les questions IT

Branch Manager Assistant

  • Apporter votre assistance au Branch Manager du bureau de Genève, ainsi qu'aux Team Managers du Branch
  • Être garant de la bonne organisation et réservation des voyages (hôtels, vols, restaurants, etc.) de la Branch de Genève
  • En charge de la bonne préparation des présentations hebdomadaires, et supporter le Branch Manager dans l’élaboration des communications
  • Publier les communications internes sur l’intranet d’Academic Work
  • Préparer, assister et prendre les notes lors de réunions incluant les Team Managers
  • Vérifier et envoyer les rapports d’heures mensuels des collaborateurs
  • Collecter les feedbacks des collaborateurs sur une plateforme d’évaluation du bien-être au travail
  • Vérifier les dépenses mensuelles et trimestrielles du bureau: s'assurer qu'elles correspondent aux prévisions et au respect du budget alloué
  • Etre en charge des cadeaux de naissance ou de mariage (ou autre évènement marquant) des collaborateurs

Evènementiel

  • Organiser les événements du bureau de Genève : élaboration, planification logistique et exécution
  • Gérer les relations avec les différentes agences, envoyer les demandes, comparer les offres et coordonner le tout jusqu'à la préparation le jour J

Nous recherchons

  • Vous avez le sens du service
  • Vous êtes une personne positive avec un forte aisance sociale. On dit de vous que vous êtes optimiste !
  • Vous avez une première expérience en entreprise
  • Vous êtes capable de travailler sur plusieurs projets en simultanés
  • Vous êtes dynamique et proactif/ve
  • Vous avez de bonnes qualités rédactionnelles et êtes à l’aise avec la création de support (Power Point, Excel, Microsoft Teams…)
  • Vous avez un bon sens de la communication
  • Vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité, on peut vous faire confiance!
  • Vous avez un bon niveau d’anglais (min. B2)
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